Verenigingsdocumenten
Verenigingsdocumenten
Binnen een vereniging heb je te maken met officiële regels en afspraken. Binnen de vereniging BWV de Eem gebeurt dit op drie niveaus en leggen we ze vast in drie soorten documenten:
- de Statuten;
- het Huishoudelijk Reglement;
- de Verenigingsdocumenten.
De statuten, die alleen te wijzigen zijn met instemming van de Algemene Vergadering (AV) en via de notaris gepasseerd moeten worden, en het huishoudelijk reglement, dat gewijzigd mag worden door de AV, vormen de structuur en de basis van onze regels en afspraken. De verenigingsdocumenten (VD) zijn een verdere uitwerking en detaillering van de regels.
Op deze pagina vind je verdere uitleg over de verenigingsdocumenten en een overzicht van welke VD’s er zijn.
VD per categorie
zoek op nummer of op categorie
Vereniging – Organisatie
Vereniging – Veiligheid
Vereniging – Evenementen
Vereniging – Vloot
Vereniging – Divers
Roeien – Documenten
Roeien – Brochures
Zeilen – Documenten
Zeilen – Brochures
Inleiding
De bedoeling van de VD’s is om duidelijk te maken wat de regels zijn en te zorgen dat ze gemakkelijk actueel te houden zijn.
In het algemeen geldt dat een regel pas geldig is nadat deze:
– In een VD is vastgelegd
– Is gepubliceerd op de website
– Dat de publicatie is aangekondigd in Actueem.
De auteur/beheerder van een VD
– Is lid van BWV de Eem
– Is gekoppeld aan een bestuursfunctie van de Eem
– Heeft toegang tot het beheerssysteem van de VD’s (Sharepoint)
– Heeft de zorg over een -groep van- VD(‘s)
De vorm van een verenigingsdocument
In principe kan elke PDF dienen als VD, echter voor de leesbaarheid en de herkenbaarheid dringt het bestuur sterk aan op het gebruik en hergebruik van bestaande formats. Vraag daarom voor het opstellen van een VD een Microsoft Word of Excel versie aan bij de auteur van het bestaande, best passende voorbeeld.
Er bestaan goed voorbeelden voor:
– Brochures: dit zijn alle documenten die een werkwijze beschrijven en/of kritische achtergrondkennis vastleggen.
– Beleidsplannen: dit zijn alle documenten die de beleidsplannen van een werkterrein vastleggen, zoals voor het zeilen en het roeien
– Instructiekaarten: dit zijn de kaarten die onze regels en werkwijzen samenvatten en voorhanden zijn waar de activiteiten plaats vinden
– Organisatieschema: dit zijn de diagrammen die aangeven hoe de organisatie van De Eem is opgebouwd en wie in de verschillende teams meewerken
– Lange termijn financieel plan
– Lange termijn onderhoudsplan
– Lange termijn botenplan
Het nummer en de bestandsnaam van een verenigingsdocument
Een VD is herkenbaar aan het documentnummer. De secretaris geeft dat nummer uit. Het nummer bestaat uit een aanhef, een aanduiding van het werkgebied en een volgnummer:
– De aanhef is VD
– Een letter dat het werkgebied aangeeft:
o A: belangrijk voor iedereen
o R: belangrijk als je roeit
o Z: belangrijk als je zeilt
– Een volgnummer met eventueel een verdere onderverdeling daarvan zoals bijvoorbeeld voor de Instructiekaarten
De filenaam van een VD heeft het format: VD-werkingsgebiedcode-onderwerp-maand-jaar-versienummer.
Het beheer van een verenigingsdocument
Voor bestaande VD’s ligt de auteur vast en/of kan opnieuw door het betreffende bestuurslid worden aangewezen. De status van een geldige VD is ‘Definitief’.
Bij een nieuw document vraagt een auteur een nieuw documentnummer aan bij de Secretaris die erop toeziet dat het totaal van de VD’s overzichtelijk is en op orde blijft. Spreek ook af welke voorbeeldvorm voor het document wordt aangehouden (zoals bijvoorbeeld: brochure of organisatiediagram).
Voeg altijd een revisie-geschiedenis tabel in (zie voorbeeld hieronder).
Tijdens het opstellen of aanpassen van een VD heeft deze de status ‘Draft’ of ‘In Wijziging’. Deze versie is niet beschikbaar op de website. Ze circuleert alleen onder de betrokkenen. De auteur past de status aan naar ‘Definitief’ na overleg met het betrokken bestuurslid.
Deze definitieve versie wordt aangeboden aan de secretaris van De Eem. De secretaris zorgt voor publicatie van het VD op de bestuurs-pagina van het besloten deel van de website en verzorgt een aankondiging van het VD in Actueem.
De voorgaande versie krijgt de status ‘Archief’. Archivering vindt plaats in de DMS-tool die voor de VD’s is gekozen.
De tool voor het beheren van de VD’s is de Sharepoint van De Eem. De beheerder van de Sharepoint kan de toegang verlenen voor de auteurs van de VD’s.
De VD’s worden per mail aangeboden aan de beheerder van de website. De beheerder plaatst de VD op de website en vervangt daarmee eventuele eerdere versies.
